Você sabe fazer reuniões produtivas?

Certa vez, no século passado, ouvi de um colega de trabalho a seguinte frase:

“Se ganhasse um real para cada reunião improdutiva que participo eu estaria milionário...”

Esse é um dos grandes males do mundo corporativo... o excesso de reuniões. É lógico que há a necessidade de se fazer encontros, afinal o aprimoramento, acompanhamento, tomada de decisão, controle e mensuração de uma estratégia necessitam dessa interação constante. O “calo” está na falta de um objetivo específico a ser alcançado. Segundo pesquisa de “mim mesmo” (rsrs) cerca de 60% das reuniões são uma perda de tempo absurda, com excessos de burocracia e falta de uma confiança das relações entre líder e liderado.

Listei algumas formas interessantes de se maximizar os resultados de uma reunião. 

São dicas que irão potencializar seus resultados e dar aquela sensação no final do dia de que sua rotina não foi corrida, mas produtiva:

• Sempre defina um horário de começo e fim da reunião;
• Classifique a complexidade do assunto. Se for algo rápido e de uma decisão de menor efeito, não tenha medo de dizer que a reunião durará 5, 10 ou 15 minutos;
• Diga claramente e antecipadamente qual o objetivo e a responsabilidade de cada um e o que se espera conseguir no final da reunião. Desta forma, muitos já vêm com o problema e a solução prontas, cabendo uma breve discussão a respeito;
•  Quem propõe a reunião é quem deverá coordenar o encontro, dando foco e direcionamento. Não permita conversas paralelas, outras discussões ou pautas não agendadas. O tempo está passando, assuma o controle;
• Reunião é pra poucas pessoas. De preferência, menos de quatro participantes;
• Reuniões produtivas requerem um nível de excelência e muita competência em comunicação. Saber gerenciar os processos comunicacionais e eventuais conflitos que possam surgir é fundamental. Saiba lidar com os sentimentos dos participantes.
• Cuidado com os celulares, tablets e computadores. São os inimigos “número 1” na manutenção do foco da reunião;
• No final de cada reunião, faça um resumo de tudo aquilo que foi definido, por meio de uma ata formal (ou mesmo informal), indicando claramente o que deve ser feito, quando será feito, quem é responsável pela ação, onde será e resultado esperado;
• O que realmente muda a forma de fazer reuniões não é um treinamento, e sim a MUDANÇA DE COMPORTAMENTO. Tenha a consciência da necessidade de não se perder mais tempo com situações improdutivas, e o perigo disso mora nas reuniões sem efetividade clara. Trabalhe uma metodologia clara e eficiente em reuniões, e com o tempo será um hábito valoroso.

A ideia é muito simples. Ou, pelo menos, parece simples. Mas, para se alcançar o resultado esperado, o método deve seguir os seguintes passos:

Temos várias forças atuando no nosso dia a dia. A excelência de um profissional está em como ele consegue gerenciar e organizar essas forças. Assim, ser econômico é poder maximizar os resultados com o mínimo de recursos. Mais benefícios, menos custos. Você passará a ter dias mais produtivos, menos estressantes e com mais prazer.

Boa reunião!