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O prazo para a entrega da declaração anual da Relação Anual de
Informações Sociais (RAIS) vai até o dia 21 de março. A declaração é feita
de forma eletrônica e é obrigatória para todas as empresas. Mesmo quem não possui empregado ou
manteve as atividades paralisadas durante 2013 precisa declarar a RAIS negativa. Também devem preencher o documento
os microempreendedores individuais, profissionais liberais que mantenham funcionários (como dentistas e advogados)
e os órgãos públicos, de classe ou associativos.
De acordo com a presidente do Conselho Regional
de Contabilistas do Paraná, Lucélia Lecheta, a declaração é um documento que reúne
principalmente informações relativas às remunerações, férias e pagamento de direitos
dos empregados da empresa no ano anterior. A coleta das informações tem como objetivo principal angariar dados
estatísticos do mercado formal de trabalho no Brasil.
“Outro aspecto muito importante da declaração
é que ela serve de base para o cálculo do direito do trabalhador ao PIS. Por isso mesmo, a atenção
à exatidão das informações é fundamental, uma vez que o empregador pode ser responsabilizado
caso o funcionário venha a ter perdas em função de dados incorretos”, alertou.
Entre
outras condições, para ter direito ao benefício, o empregado não pode ter recebido valor superior
a dois salários mínimos em nenhum dos meses do ano que está sendo declarado. A contadora explica que,
em função disso, é preciso prestar atenção no momento do preenchimento, principalmente
quando existiu pagamento de valores atrasados oriundos de reposições salariais ou reajustes retroativos. “Neste
caso, é preciso ratear o valor nos meses que estão sendo pagos com atraso, para a informação da
remuneração correta.”
Declaração
Os dados são transmitidos
por meio eletrônico em um processo similar ao da Declaração Anual de Imposto de Renda. Para tanto, é
preciso realizar o download do software ofertado pelo Ministério do Trabalho, disponível no endereço
www.rais.gov.br.
“A grande vantagem da transmissão eletrônica
da declaração é que ela possibilita a importação direta de arquivos gerados pelos softwares
de folha de pagamento utilizados pela maior parte das empresas, o que facilita imensamente o processo. Nestes casos, resta
apenas o trabalho de conferência das informações”, explicou a contadora.
Para aumentar
a segurança na transmissão dos dados, a declaração das empresas que possuem mais de onze vínculos
precisa de um certificado digital válido, padrão ICP Brasil. Neste caso, é essencial que a empresa se
programe para realizar a declaração com antecedência, uma vez que esse certificado pode demorar dois ou
três dias para ficar pronto. “As empresas que não possuem o certificado podem adquiri-lo em diversos locais
como a Caixa Econômica Federal e a Serasa, por exemplo, que devem ser validados pelo sistema antes da entrega da declaração”,
afirmou Lucélia.
“É preciso tomar cuidado para não deixar para realizar a entrega na
declaração na última hora, uma vez que o sistema pode sofrer lentidão em função
do alto número de acessos e ocasionar atraso no cumprimento da obrigação”, alerta a presidente
do CRC.
Para as empresas que deixarem de realizar a declaração dentro do prazo a multa é de
R$ 425,64, que serão acrescidos de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso e de um acréscimo que varia entre 4%
e 20% sobre esse valor base, dependendo do número de funcionários. Além da multa, a falta da entrega
da declaração pode gerar ainda uma ação fiscalizatória do Ministério do Trabalho.
Serviço
Outras dúvidas podem ser esclarecidas no site da RAIS, na área
de dúvidas frequentes: http://www.rais.gov.br/RAIS_SITIO/duvidas.asp.