O que significa implantar um software?

* Gustavo Rocha

Para muitos, implantar um software significa dor de cabeça. Para outros uma experiência traumática. Para outros, ainda, parece algo sem fim, que nunca termina. Há muitos anos lido com softwares jurídicos e suas implantações, treinamentos e necessidades. Realmente pode até parecer fácil, mas não é simples implantar um software.

Há necessidade de planejamento, treinamentos e quebra de cultura da equipe. Criação de manuais, definição de necessidades e pessoas focadas nestas necessidades. Tempo para que tudo isto se solidifique internamente. Isto tudo sem contar com as exceções e contratempos, que podem acontecer. E acontecem.

Claro, não é uma tarefa impossível. É uma tarefa que precisa ser planejada e cuidada com carinho para ser o menos traumática possível. Uma interessante abordagem foi trazida pelo colega de LinkedIn Gilberto Seródio Silva. Durante o debate em um grupo sobre processo eletrônico, ele apontou os 12 principais erros no momento de implantação do software. Divido para deleite de vocês:

01 – Falha na designação do Gestor do Projeto: Muitos gestores de Projetos são alocados pela disponibilidade e não pela habilidade e competência exigidas pelo projeto. Também há falhas nos programas de capacitação dos profissionais.

Busque gestores com Competências alinhadas às necessidades reais dos projetos e invista em capacitação.

02 – Falha na alocação da equipe: Muitos projetos também são prejudicados pela falta de definição de papéis e responsabilidades; falha na geração do senso de urgência; falha na definição do sucesso do trabalho; etc. Esse ponto está muito relacionado à estratégia e comunicação. Busque a comunicação efetiva, clara, objetiva ao efetuar a designação de papéis e responsabilidades.

03 – Falha no suporte executivo: Muitos projetos são deixados ao relento pelos executivos, ao passo que eles deveriam comprar a ideia do projeto. Essa falha é uma via de duas mãos. Busque patrocínio efetivo na hierarquia e/ou de profissionais com influência na organização.

04 – Muitos projetos sendo conduzidos ao mesmo tempo: A estratégia de condução de muitos projetos ao mesmo tempo é contraproducente e faz com que a qualidade caia. Até o exemplo do motorista fazendo múltiplas coisas ao dirigir cabe aqui. Busque a redução dos projetos concorrentes de 25% a 50%. A qualidade e a produtividade serão melhoradas.

05 – Comunicação ineficiente: Muitos especialistas consideram a comunicação como o principal fator de auxílio no sucesso. De fato, tente levantar as necessidades com uma comunicação falha. Busque a comunicação constante sobre a evolução, necessidades e situações do projeto em geral.

06 – Falha na gestão de Escopo: O escopo precisa ser específico; a frequência na alteração de escopo irá prejudicar como uma bola de neve. Busque auxilio em analistas de negócio ao definir o escopo. Busque uma maneira de acompanhar constantemente e trate as mudanças como um mini-projeto a ser conduzido em momento oportuno. Foco!

07 – Estimativa agressiva e/ou otimista: Muita pressão e a política da "boa vizinhança" conduzem a estimativas pobres. Avalie bem para que as estimativas sejam as mais realistas possíveis.

08 – Falta de Flexibilidade: Foco excessivo no plano efetuado sem o olhar para novas informações e/ou novas sugestões. Busque a reavaliação de seus projetos frente às novas sugestões e informações que estejam disponíveis. Aliás, esse processo de reavaliação precisa ser planejado e conduzido em todos os projetos.

09 – Falta de um sistema de acompanhamento de mudanças: Projetos avaliados sem uma boa consideração das alterações efetuadas. Busque a criação de um processo claro a ser seguido para registro e acompanhamento de mudanças.

10 – Microgestão: Muitos gestores gostam de acompanhar o projeto nos mínimos detalhes. Aqui cabe bem o exemplo: Um foco excessivo no rato, enquanto o elefante passando pela lateral não é visto. Não seja uma babá para a equipe do projeto. Encoraje, mantenha a informação e tenha foco no que realmente importa.

11 – Crença de que software pode resolver tudo: Muitas ferramentas são utilizadas apenas como um check list e muitos problemas são colocados sob o software em utilização, perdendo-se o foco nos processos e no projeto em si. Busque a ferramenta que melhor se encaixe à sua organização e efetue treinamento na mesma.

12 – Falha na Definição de Métricas de Sucesso (e ou fracasso): É de fundamental importância deixar claro, logo de início, o que será considerado ao avaliar o sucesso do projeto. Conheça as expectativas de cada stakeholder (lembrou-se da comunicação aqui?)

Você se identificou com alguns dos itens? Todos? Cuidado...

Lembre-se que você investiu muito dinheiro no software, mas nem se compara ao dinheiro que pode perder se deixar esta implantação perdurar sem rumo, sem equipe e sem foco.

* Escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr