Empresas têm até 21 de março para entregar informações da RAIS

Declaração é obrigatória para todas as empresas e a comunicação fora do prazo pode gerar multas e ações fiscalizatórias do Ministério do Trabalho

O prazo para a entrega da declaração anual da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) vai até o dia 21 de março. A declaração é feita de forma eletrônica e é obrigatória para todas as empresas. Mesmo quem não possui empregado ou manteve as atividades paralisadas durante 2013 precisa declarar a RAIS negativa. Também devem preencher o documento os microempreendedores individuais, profissionais liberais que mantenham funcionários (como dentistas e advogados) e os órgãos públicos, de classe ou associativos.

De acordo com a presidente do Conselho Regional de Contabilistas do Paraná, Lucélia Lecheta, a declaração é um documento que reúne principalmente informações relativas às remunerações, férias e pagamento de direitos dos empregados da empresa no ano anterior. A coleta das informações tem como objetivo principal angariar dados estatísticos do mercado formal de trabalho no Brasil.

“Outro aspecto muito importante da declaração é que ela serve de base para o cálculo do direito do trabalhador ao PIS. Por isso mesmo, a atenção à exatidão das informações é fundamental, uma vez que o empregador pode ser responsabilizado caso o funcionário venha a ter perdas em função de dados incorretos”, alertou.

Entre outras condições, para ter direito ao benefício, o empregado não pode ter recebido valor superior a dois salários mínimos em nenhum dos meses do ano que está sendo declarado. A contadora explica que, em função disso, é preciso prestar atenção no momento do preenchimento, principalmente quando existiu pagamento de valores atrasados oriundos de reposições salariais ou reajustes retroativos. “Neste caso, é preciso ratear o valor nos meses que estão sendo pagos com atraso, para a informação da remuneração correta.”

Declaração
Os dados são transmitidos por meio eletrônico em um processo similar ao da Declaração Anual de Imposto de Renda. Para tanto, é preciso realizar o download do software ofertado pelo Ministério do Trabalho, disponível no endereço www.rais.gov.br.

“A grande vantagem da transmissão eletrônica da declaração é que ela possibilita a importação direta de arquivos gerados pelos softwares de folha de pagamento utilizados pela maior parte das empresas, o que facilita imensamente o processo. Nestes casos, resta apenas o trabalho de conferência das informações”, explicou a contadora.

Para aumentar a segurança na transmissão dos dados, a declaração das empresas que possuem mais de onze vínculos precisa de um certificado digital válido, padrão ICP Brasil. Neste caso, é essencial que a empresa se programe para realizar a declaração com antecedência, uma vez que esse certificado pode demorar dois ou três dias para ficar pronto. “As empresas que não possuem o certificado podem adquiri-lo em diversos locais como a Caixa Econômica Federal e a Serasa, por exemplo, que devem ser validados pelo sistema antes da entrega da declaração”, afirmou Lucélia.

“É preciso tomar cuidado para não deixar para realizar a entrega na declaração na última hora, uma vez que o sistema pode sofrer lentidão em função do alto número de acessos e ocasionar atraso no cumprimento da obrigação”, alerta a presidente do CRC.

Para as empresas que deixarem de realizar a declaração dentro do prazo a multa é de R$ 425,64, que serão acrescidos de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso e de um acréscimo que varia entre 4% e 20% sobre esse valor base, dependendo do número de funcionários. Além da multa, a falta da entrega da declaração pode gerar ainda uma ação fiscalizatória do Ministério do Trabalho.

Serviço
Outras dúvidas podem ser esclarecidas no site da RAIS, na área de dúvidas frequentes: http://www.rais.gov.br/RAIS_SITIO/duvidas.asp.