Empresas têm até 21 de março para entregar informações da RAIS

Declaração é obrigatória para todas as empresas e a comunicação fora do prazo pode gerar multas e ações fiscalizatórias do Ministério do Trabalho

O prazo para a entrega da declaração anual da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) vai até o dia 21 de março. A declaração é feita de forma eletrônica e é obrigatória para todas as empresas. Mesmo quem não possui empregado ou manteve as atividades paralisadas durante 2013 precisa declarar a RAIS negativa. Também devem preencher o documento os microempreendedores individuais, profissionais liberais que mantenham funcionários (como dentistas e advogados) e os órgãos públicos, de classe ou associativos.

De acordo com a presidente do Conselho Regional de Contabilistas do Paraná, Lucélia Lecheta, a declaração é um documento que reúne principalmente informações relativas às remunerações, férias e pagamento de direitos dos empregados da empresa no ano anterior. A coleta das informações tem como objetivo principal angariar dados estatísticos do mercado formal de trabalho no Brasil.

“Outro aspecto muito importante da declaração é que ela serve de base para o cálculo do direito do trabalhador ao PIS. Por isso mesmo, a atenção à exatidão das informações é fundamental, uma vez que o empregador pode ser responsabilizado caso o funcionário venha a ter perdas em função de dados incorretos”, alertou.

Entre outras condições, para ter direito ao benefício, o empregado não pode ter recebido valor superior a dois salários mínimos em nenhum dos meses do ano que está sendo declarado. A contadora explica que, em função disso, é preciso prestar atenção no momento do preenchimento, principalmente quando existiu pagamento de valores atrasados oriundos de reposições salariais ou reajustes retroativos. “Neste caso, é preciso ratear o valor nos meses que estão sendo pagos com atraso, para a informação da remuneração correta.”

Declaração

Os dados são transmitidos por meio eletrônico em um processo similar ao da Declaração Anual de Imposto de Renda. Para tanto, é preciso realizar o download do software ofertado pelo Ministério do Trabalho, disponível no endereço www.rais.gov.br.

“A grande vantagem da transmissão eletrônica da declaração é que ela possibilita a importação direta de arquivos gerados pelos softwares de folha de pagamento utilizados pela maior parte das empresas, o que facilita imensamente o processo. Nestes casos, resta apenas o trabalho de conferência das informações”, explicou a contadora.

Para aumentar a segurança na transmissão dos dados, a declaração das empresas que possuem mais de onze vínculos precisa de um certificado digital válido, padrão ICP Brasil. Neste caso, é essencial que a empresa se programe para realizar a declaração com antecedência, uma vez que esse certificado pode demorar dois ou três dias para ficar pronto. “As empresas que não possuem o certificado podem adquiri-lo em diversos locais como a Caixa Econômica Federal e a Serasa, por exemplo, que devem ser validados pelo sistema antes da entrega da declaração”, afirmou Lucélia.

“É preciso tomar cuidado para não deixar para realizar a entrega na declaração na última hora, uma vez que o sistema pode sofrer lentidão em função do alto número de acessos e ocasionar atraso no cumprimento da obrigação”, alerta a presidente do CRC.

Para as empresas que deixarem de realizar a declaração dentro do prazo a multa é de R$ 425,64, que serão acrescidos de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso e de um acréscimo que varia entre 4% e 20% sobre esse valor base, dependendo do número de funcionários. Além da multa, a falta da entrega da declaração pode gerar ainda uma ação fiscalizatória do Ministério do Trabalho.

Serviço

Outras dúvidas podem ser esclarecidas no site da RAIS, na área de dúvidas frequentes. (((http://www.rais.gov.br/RAIS_SITIO/duvidas.asp)))